Aufbauorganisation

Was genau bedeutet „Aufbauorganisation“?

Die Aufbauorganisation legt vereinfacht ausgedrückt fest, wie ein Unternehmen aufgebaut ist und welche Hierarchien, betrieblichen Funktionen und Aufgabenbereiche es gibt.

Die Aufbauorganisation wird meist grafisch in einem Organigramm dargestellt:

Es werden also Stellen, Instanzen, Hierarchien und Beziehungen innerhalb des Unternehmens festgelegt.

Eine gute Aufbauorganisation ist notwendig, um einen Rahmen für effektives Arbeiten zu ermöglichen.

Grundsätze für eine gute Aufbauorganisation:

Zweckmäßigkeit (soll zu gutem Ergebnis führen)
Wirtschaftlichkeit (soll nicht unnötige Kosten verursachen)
Koordination/Übersichtlichkeit/Transparenz
Flexibilität (soll bei Veränderungen anpassbar sein)

Um eine gute Aufbauorganisation zu entwickeln, bedarf es im Vorfeld folgender Schritte:

1. Aufgabenanalyse

Bei der Aufgabenanalyse werden als Erstes die Hauptziele der Organisation identifiziert. Die Hauptziele werden dann in entsprechende Hauptaufgaben transformiert. Diese wiederum werden in Teilaufgaben unterteilt.

2. Aufgabensynthese

Bei der Aufgabensynthese werden die Teilaufgaben zu einem organisatorisch sinnvollen Aufgabenkomplex zusammengefasst. Diese werden dann den jeweiligen Stellen zugeordnet. Durch die untereinander festzulegenden Beziehungen der Stellen soll eine bestmögliche Nutzung der Ressourcen erreicht werden.

Stellen und Instanzen

Was genau sind Stellen und Instanzen?

1. Stelle

= kleinste Einheit im Unternehmen
Eine Aufgabe entspricht einer Stelle, kann aber auch aufgeteilt werden
Es gibt Stellen mit Ausführungs- und mit Leitungsfunktion

2. Instanzen

Sind Stellen mit Leitungsfunktion
Instanzentiefe = Anzahl der Hierarchieebenen in Firma

Welche Kompetenzen hat eine Instanz in der Aufbauorganisation?

Weisungskompetenz = Instanz darf unterstellten Mitarbeitern Anweisungen geben.

Verfügungskompetenz = Die Instanz darf z.B. über Firmenwagen oder Budget verfügen.

Informationskompetenz = Die Instanz darf auf spezielle Daten zurückgreifen, die nicht für alle Mitarbeiter verfügbar sind.

Vertretungskompetenz = Die Instanz darf anderen MA z.B. anderen Vorgesetzten vertreten und in seinem Namen Entscheidungen treffen.

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Zentralisation und Dezentralisation

Die Aufbauorganisation kann eher durch zentralisierte oder dezentralisierte Aufgabenverteilung, Kompetenzen oder Entscheidungen charakterisiert sein. Je abhängiger die Organisationseinheiten voneinander sind, desto mehr muss zentralisiert werden.

Zentralisation:

= Zusammenfassung von Aufgaben und Verantwortung
Führt zu Spezialisierung der einzelnen Stellen, da sie sich nur mit ihren konkreten Aufgaben auseinandersetzen müssen
Entscheidungswege sind kürzer und Umsetzung der Entscheidungen effektiver (Kompetenzen sind klar)

Dezentralisation:

= Aufgaben und Verantwortung werden auf mehrere Stellen verteilt (dezentralisiert), die unteren Organisationseinheiten haben also mehr eigene Kompetenzen und müssen weniger auf Anweisungen „von Oben“ hören
Höhere Akzeptanz und Motivation, da Entscheidungen nicht „von Oben“ angeordnet werden

Instrumente der Aufbauorganisation

Die beiden wichtigsten Instrumente der Aufbauorganisation sind die Stellenbeschreibung und Organigramme.

Stellenbeschreibung:

Dienen zur Abgrenzung von Kompetenzen, zur Stellenbewertung, Stellenausschreibung, Beurteilung und Personalentwicklung.

Umfasst zwei Teile:

1. Anforderungen an die Stelle

Formale Anforderungen (Schulabschluss, Berufserfahrung, …)
Fach- & Methodenkompetenz (Zeugnisse, Zertifikate…)
Persönlichkeit (Kommunikationsfähigkeit, Teamfähigkeit, Führungserfahrung, Lebenserfahrung)

2. Merkmale der Stelle

Bezeichnung der Stelle, z.B. „Vertriebsleiter“
Unterstellungen & Überstellungen
Befugnisse
Beschreibung der Aufgaben
Stellvertretungen (aktive & passive)
Beschreibung der Informationsbeziehungen

Organigramme:

= grafische Darstellung der Aufbauorganisation

Die Darstellung umfasst:

a) Hierarchische Strukturen

b) Unterstellungsverhältnisse

c) Aufgabenverteilungen

d) Beziehungen der Einheiten untereinander

Kommunikation im Unternehmen

Informationsflüsse im Unternehmen verlaufen sowohl top down, als auch bottom up – also von Oben nach Unten und von Unten nach Oben!

Formelle Wege = Wie in Organisation festgelegt

Informelle Wege = Entstehen ohne Planung; schneller; persönlicher; hat Vor- & Nachteile

Formen: Schriftlich, mündlich, elektronisch

Beispiel:

Ein PC stürzt ab!

1. Formelle Kommunikation:

Der Mitarbeiter muss ein Formular ausfüllen, dass EDV-Fehler an die zuständige Abteilung weiterleitet
Dauert länger; Informationen werden in System verarbeitet

2. Informelle Kommunikation:

Mitarbeiter ruft in Abteilung an
Geht schneller; Informationen werden nicht registriert und ausgewertet

Wie genau kann eine Aufbauorganisation jetzt umgesetzt werden?

Wir unterscheiden Einlinien- und Mehrliniensysteme. Zu den Einliniensystemen gehören:

Linienorganisation
Stablinienorganisation
Spartenorganisation
Produktorganisation

Bei einem Einliniensystem hat jede Stelle genau einen Vorgesetzten und jeder Vorgesetzte mehrere ihm unterstellte Stellen. Dies kann nach Funktionen (siehe Grafik), Sparten (z.B. Füller, Bleistifte, Filzstifte), Produkten oder Kunden geschehen.

Die Kommunikation verläuft hier vertikal, was zu langen Dienstwegen führen kann.

Spartenorganisation/Spartensystem:

= wird auch Divisionsorganisation genannt
Hier werden Produktgruppen zusammengefasst.
Die einzelnen Sparten können relativ selbstständig agieren.

Stablinienorganisation/Stabliniensystem:

= Wenn ein Einliniensystem mit einer oder mehreren Stabstellen ergänz wird.

Stabstellen haben selbst keine Weisungsbefugnis und sollen die oberen Instanzen bei ihrer Arbeit unterstützen.

Beispiele: Projektleitung, juristische Beratung…

Vorteile: Obere Instanzen werden besser beraten und können Aufgaben an Stabstelle delegieren.

Nachteil: Konfliktpotenzial zwischen Stabstelle und Unterstellten der Instanz

Matrixorganisation/Mehrliniensystem:

MA bekommen Anweisungen von mindestens zwei Seiten.
Meistens in Form einer Matrixorganisation
Organisationseinheiten werden hier nach Sparten und Funktionen gegliedert. Leitungen der jeweiligen Sparte und Funktion müssen sich stets einigen.
Funktionen = Prozesse des Unternehmens (Marketing, Produktion, Verwaltung…)
Sparten = Produktgruppen des Unternehmens (Bei einem Autohersteller z.B. Lkw, Pkw, Geländefahrzeuge)